令和元年10月9日(水)第20回実行委員会会議報告

10月9日(水)19:00~21:00 労働福祉文化会館において、第20回実行委員会会議を開催しましたので報告します。

出席者

(順不同・敬称略・旧姓で掲載してます)

39回生

  1. 植木(栄)
  2. 友野
  3. 野相
  4. 佐々木(巧)
  5. 宇佐見
  6. 田辺
  7. 二場
  8. 西野
  9. 白石
  10. 藤本
  11. 神代
  12. 柳瀬
  13. 帆足
  14. 仲江
  15. 村崎
  16. 高瀬
  17. 井原
  18. 植木(伸)

55回生

  1. 青柳

20名の参加です。

今回、55回生は出席しなくていいよって、ことだったようですが、青柳君1名が自主的に出席。

今回も宮本さんから写真の提供がありました。 こちらのGoogle Photoでご覧いただけます。

会議開始前

会議で集まったついでに、 友野総会運営委員長が作成したスタッフ名札と食券と奨学金の謝礼品の手ぬぐい用の熨斗紙(これは、データは今門が作成かな)を、会議の前に裁断しようってことで、裁断機持参して作業をしました。

裁断作業は、会議始まってからも一部の人間で続行し作業をしながらの会議参加なりました。作業は19:30過ぎには完了したもよう。

19:15 実行委員長の挨拶で会議開始

今回の議題は以下のとおり

  • 報告事項
    • 総会協力者について(10月8日時点)
    • 恩師・来賓の確定について
  • 協議事項
    • 各担当マニュアルの校正について
    • 備品関係の調達について
  • 今後のスケジュールについて
  • その他

以下、会議の様子です。まだ、議事録が上がって来ておらず、自分も正確に記録を取っていないので、漏れたたり間違いがあるかもしれませんおで、あくまで「様子」の報告です。
また情報・宣伝委員の植木(伸)の主観がかなり入ってますので、あしからず。

正式な議事については、提供があれば別途共有します。

報告事項

協力者について(10月8日時点)

植木(栄)実行委員長から報告、39回生の協力者の人数は以下のとおり

25日(金)午前 前日準備37名
25日(金)午後 前日準備44名
26日(土)午前 総会当日準備68名
26日(日)午後 総会当日本番82名
打ち上げ71名
27日(日)午前 後片付け45名

39回生(本当番)の総会本番の人数は82名です。これに55回生(副当番)が63名予定(10月2日時点)合計145名の予定。

この人数。過去と比較すると

36回生(H28当番) 当番期118名+副当番期48名=166名(10月1日現在)
【参照】  http://tagawa36.com/2016/10/02/post-10446/

37回生(H29当番) 当番期90名+副当番49名=139名(10月7日現在)
【参考】  http://blog.livedoor.jp/gakuyou_37/archives/21232266.html

本当番の人数が今年は82名なので例年に比べると少ないですね。副当番63名で沢山協力してくれるので、H29 当番よりも合計人数は多いという結果になってます。

恩師・来賓の確定について

こちらも植木(栄)実行委員長から報告。来賓者の資料の配布がありました。椎葉先生が返事待ちなのでもしかしたら増えるかもしれないが、減ることはないとのことです。

協議の様子

各担当マニュアルの校正について

前回会議で配布したH28年当番のマニュアルについて、各担当からの質問を募り、確認を行いました。

H28の先輩だけでなく、昨年当番の先輩からもマニュアルをはじめ、いろいろな資料を引き継いでいることは、とてもありがたいことです。それを有効活用しない手はないわけで、各担当のマニュアルについても、それらをたたき台にして我々のマニュアルを仕上げます。(なお、H28年当番のマニュアルについては、こちらの「各資料等」ページにファイルへのリンクをまとめています。ページは限定公開です。パスワードはLINEで通知しております。)詳しくは、本投稿の最後のほう「マニュアル等のファイル共有について」に書いているので、そちらを読んでください。

しかし、先輩から引き継いだマニュアルは、あくまでたたき台。

先輩からは反省点も引き継いでおりますので、それを反映して修正すべきとろは修正すべきですし、我々のやり方と異なるところは変更しないといけません。

また、各係のリーダーとサブリーダーは、総会当日に初めて来た協力者に対して、業務内容を説明しないといけません。

総会当日に初めて来た協力者は、初めてなので今までの経緯も含め何もわかりません。その業務の説明に使うのがマニュアルです。 総会・懇親会のスタッフにとっては、マニュアルに書かれていることが業務理解の土台になり、共通認識になります。

ということで今回の会議で、最も協議が活発だったのは、この議題でした。

司会の台本についても協議

もうすぐ9時。時間がなくなりました。

我々が当番期の令和元年度の懇親会においては、「毎年、食べ物がお酒を飲む人目線だから、お酒を飲まない人にも楽しんでもらえるものしたい」という女子の意見を重視して、弁当に加えスイーツの選考にもこだわりました。

その件については、こちらの記事「令和元年6月8日 総会懇親会用スウィーツ選考会」をご覧ください。

となると、コーヒーにもこだわりたいとのことで、↓みたいなのを予定している模様

なお、弁当の選考については、こちらの試食会の記事をご覧ください。

今後のスケジュールについて

10月9日(水)時点では、記念誌の納品の時間がまだ確定しておらず、12日(土)の記念誌等の封入作業の開始時間が未確定でした。納品の時間は11日(金)に、今門君からLINEで連絡があり、封入作業は13時開始と決定しました。

今後のスケジュールについては、当ホームページのトップページ、または 「行事・イベント予定一覧」に掲載しています。

その他

総務委員から 各回期出欠予定状況(10月9日現在) の報告

報告するタイミングを逃し、会議終了間際、駆け足での報告でした。

  1. 連絡が取れた回期のみの合計 714名
  2. 連絡が取れていない回期・今後連絡を行う回期について、昨年の実績で参加人数を想定してプラスした場合の合計 831名
  3. 来賓者20名をプラスして 851名

※ あくまで見込みであり確定ではありません。余裕をもったり控えめだったりの報告をしてきている回期もあります。ここからまた増減が続きます。

座席の依頼数と弁当の注文数は、どちらも850とのことで、追加が必要かも?

との報告でした

マニュアル等のファイル共有について

H28年当番のマニュアルについては、Google Driveにアップして共有しています。
しかしながら、Google DriveへのリンクをLINEで皆さんに通知をしたので、パソコンでGoogle Driveのファイルをダウンロードできないで困ってるとのことでした。

ですので、当ホームページの「各資料等」ページにファイルへのリンクをまとめています。(ページは限定公開です。パスワードはLINEで通知しました。)

パソコンで当ホームページを開いてから、上記のページからファイルをダウンロードして編集をしてください。

編集が完了したファイルについては、友野総会運営委員長がファイルを集約するので、またにGoogle Driveにアップロードして友野氏に渡したいと思います。

編集が完了したファイルを自分でGoogle Driveにアップロードする人は、アップロードするフォルダの権限を与えますので、ご自身のGoogleアカウント(Gmailアドレス)を、植木(伸)に教えてください。LINEでも39gakuyo@gmail.com宛でもいいです。

自分でアップロードしない人は、代わりに僕がしますので 39gakuyo@gmail.com 宛へ、メールにファイルを添付して送ってください。

自分でアップロードすると、アップロード後に変更をしたい時に自分で上書きできるので、便利がいいですよ。

次回会議

10月16日(水)19:00から労働福祉文化会館です。

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